Pogodba o obdelavi osebnih podatkov
1. Pogodbeni stranki in vlogi
- Upravljavec je klinika oziroma izvajalec fizioterapije, ki registrira račun na physiodesks.com (v nadaljevanju Klinika). Klinika določa namene in sredstva obdelave podatkov svojih pacientov.
- Obdelovalec je ponudnik storitve PhysioDesks: VIRMAG trgovina in storitve d.o.o., Vir pri Stični 53, 1295 Ivančna Gorica, matična št. 5534208000, ID za DDV SI26582708 (v nadaljevanju PhysioDesks), ki podatke pacientov obdeluje izključno v imenu in po navodilih Klinike.
Za podatke o računu Klinike (ime, email, geslo terapevtov, podatki o naročnini) in za povpraševanja prek spletne strani je PhysioDesks samostojni upravljavec; to ureja Politika zasebnosti, ne ta DPA.
2. Predmet, narava in namen obdelave
PhysioDesks Kliniki zagotavlja spletno platformo (SaaS) za: spletno naročanje pacientov na termine, upravljanje terminov in urnikov, pošiljanje potrditev, opomnikov in preklicev po e-pošti in SMS, vodenje kartotek pacientov (anamneza, zapisi obravnav) ter po želji sinhronizacijo terminov z Google Koledarjem terapevta.
Obdelava obsega zbiranje, shranjevanje, prikazovanje, posredovanje (prenos obvestil), anonimizacijo in izbris podatkov v okviru teh funkcij. PhysioDesks podatkov ne uporablja za lastne namene, jih ne profilira in ne prodaja.
3. Trajanje obdelave
Obdelava traja, dokler ima Klinika aktiven račun. Po prenehanju računa veljajo določbe 9. člena (vračilo in izbris).
4. Vrste osebnih podatkov in kategorije posameznikov
| Kategorija posameznikov | Vrste podatkov |
|---|---|
| Pacienti Klinike | ime in priimek, telefonska številka, e-poštni naslov, datum rojstva (neobvezno), podatki o terminih (datum, ura, lokacija, terapevt, status), opomba ob naročilu, označeno področje bolečine, zdravstveni podatki: anamneza, zapisi obravnav, ocene bolečine, izvedene terapije in vaje (posebna vrsta podatkov po 9. členu GDPR) |
| Terapevti in osebje Klinike | ime, e-poštni naslov, telefon, delovni urnik in lokacije, žetoni za Google Koledar (če jih terapevt poveže) |
Klinika zagotavlja, da ima za obdelavo zdravstvenih podatkov pacientov ustrezno pravno podlago (praviloma 2. odst. 9. člena, točka h GDPR – zdravstvena oskrba, oziroma izrecna privolitev), in da je paciente ustrezno obvestila o obdelavi.
5. Obveznosti obdelovalca (PhysioDesks)
- Navodila. Podatke obdeluje samo po dokumentiranih navodilih Klinike. Za navodila se štejejo ta DPA, Pogoji uporabe in dejanja Klinike v admin panelu. Če PhysioDesks meni, da navodilo krši GDPR, Kliniko o tem nemudoma obvesti.
- Zaupnost. Osebe, ki imajo dostop do podatkov, so zavezane k zaupnosti. Dostop do produkcijskih podatkov je omejen na nujno potrebne osebe in se izvaja samo za vzdrževanje, podporo ali odpravo napak.
- Varnost (32. člen GDPR). PhysioDesks izvaja ukrepe iz Priloge A.
- Podobdelovalci. Klinika daje splošno dovoljenje za vključitev podobdelovalcev iz Priloge B. O nameravani zamenjavi ali dodajanju podobdelovalca PhysioDesks Kliniko obvesti po e-pošti najmanj 14 dni vnaprej; Klinika lahko v tem roku ugovarja, in če rešitve ni mogoče najti, račun odpove brez stroškov. S podobdelovalci so sklenjene pogodbe z enakovrednimi obveznostmi.
- Pravice posameznikov. PhysioDesks Kliniki pomaga pri izpolnjevanju zahtev pacientov (dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost) z orodji v admin panelu (izvoz kartoteke, izbris in anonimizacija pacienta) in na zahtevo na info@physiodesks.com. Zahteve pacientov, ki jih PhysioDesks prejme neposredno, brez odlašanja posreduje Kliniki.
- Kršitve varstva podatkov. PhysioDesks Kliniko obvesti o kršitvi varstva osebnih podatkov brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v 48 urah po tem, ko je zanjo izvedel, na e-poštni naslov računa Klinike, z opisom narave kršitve, verjetnih posledic in sprejetih ukrepov, kolikor so znani.
- Pomoč pri DPIA in posvetovanju. Na zahtevo Kliniki posreduje informacije, potrebne za oceno učinka (35. člen) in posvetovanje z nadzornim organom (36. člen).
- Lokacija podatkov. Produkcijska baza in varnostne kopije se hranijo izključno na strežnikih v Evropski uniji in se ne podvajajo izven EU. Prenos v tretje države se zgodi samo prek podobdelovalcev iz Priloge B in na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (SCC) ali sklepa o ustreznosti.
- Dokazila in revizija. PhysioDesks Kliniki na zahtevo da na voljo informacije, potrebne za dokazovanje skladnosti s tem DPA (opis ukrepov, seznam podobdelovalcev, dnevniki dostopov v razumnem obsegu). Revizija na kraju samem je mogoča največ enkrat letno, z najavo 30 dni vnaprej, na stroške Klinike in brez ogrožanja podatkov drugih klinik.
6. Obveznosti upravljavca (Klinika)
- Zagotavlja zakonito pravno podlago za obdelavo in paciente obvešča o obdelavi (13. člen GDPR), vključno s tem, da uporablja PhysioDesks kot obdelovalca.
- Vnaša točne podatke in jih posodablja; ne vnaša podatkov, ki niso potrebni za namen iz 2. člena.
- Skrbi za varnost dostopa do svojega računa: močna gesla, odjava na skupnih napravah, odstranitev terapevtov, ki zapustijo Kliniko.
- Za pošiljanje SMS sporočil uporablja lastni račun pri ponudniku SMS (46elks, Brevo, Twilio, Infobip ali Vonage), s katerim sama sklene pogodbo. PhysioDesks sporočila samo posreduje prek tega računa; stroški SMS niso del naročnine.
- Za povezavo Google Koledarja se odloči vsak terapevt sam; s tem Klinika sprejema, da se podatki o terminu (ime pacienta, datum, ura, lokacija) prenesejo v Google Koledar tega terapevta.
7. Pravice posameznikov v praksi
| Zahteva pacienta | Kako jo Klinika izvede |
|---|---|
| Dostop / prenosljivost | Admin panel → Pacienti → kartoteka pacienta → izvoz poročila (PDF); na zahtevo PhysioDesks pripravi strojno berljiv izvoz (JSON/CSV). |
| Popravek | Admin panel → Pacienti → uredi podatke. |
| Izbris | Admin panel → Pacienti → »Izbriši podatke pacienta«: kartoteka se trajno izbriše, pretekli termini se anonimizirajo. |
| Preklic termina | Pacient sam prek povezave v SMS/e-pošti ali Klinika v admin panelu. |
8. Odgovornost
Vsaka stranka odgovarja za škodo, ki jo povzroči s kršitvijo svojih obveznosti po GDPR in tem DPA. Odgovornost PhysioDesks do Klinike je omejena v skladu s Pogoji uporabe, razen kadar gre za naklep ali hudo malomarnost ali kadar omejitve ne dopušča zakon. Globe, naložene eni stranki zaradi njene lastne kršitve, nosi ta stranka.
9. Prenehanje, vračilo in izbris podatkov
- Ob prenehanju računa (odpoved, neplačilo, iztek preizkusa) PhysioDesks podatke Klinike hrani še 30 dni v stanju »začasno ukinjen«, da jih Klinika lahko izvozi ali račun ponovno aktivira.
- Po tem roku se podatki pacientov, terminov in kartotek trajno izbrišejo iz produkcijske baze. Iz varnostnih kopij izginejo po izteku obdobja hrambe kopij (Priloga A).
- Na pisno zahtevo Klinike PhysioDesks izbris izvede prej ali pred izbrisom pripravi celoten izvoz podatkov.
- Ne glede na zgornje se podatki hranijo dlje, kadar to zahteva zakon.
10. Končne določbe
Ta DPA velja ves čas uporabe storitve in prevlada nad Pogoji uporabe v delu, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Spremembe DPA PhysioDesks objavi na tej strani in Kliniko obvesti po e-pošti najmanj 14 dni pred uveljavitvijo; nadaljnja uporaba storitve pomeni sprejem. Velja pravo Republike Slovenije; nadzorni organ je Informacijski pooblaščenec RS.
Priloga A – Tehnični in organizacijski ukrepi
- Šifriran prenos: ves promet poteka prek HTTPS/TLS; HTTP se preusmeri na HTTPS; varnostne glave (HSTS, CSP).
- Ločitev najemnikov: vsaka klinika ima lastno poddomeno; vsaka poizvedba v bazo je omejena na ID klinike; dostop do podatkov druge klinike je tehnično onemogočen.
- Avtentikacija: gesla so shranjena izključno kot bcrypt zgoščene vrednosti (faktor 12); seje potečejo po 30 dneh neaktivnosti; omejitev poskusov prijave (10 na 15 minut); povezave za ponastavitev gesla veljajo 1 uro in so v bazi shranjene samo kot zgoščena vrednost.
- Dostop do strežnika: samo prek SSH s ključi; aplikacija teče kot neprivilegiran uporabnik v izoliranem vsebniku; baza ni dostopna z interneta.
- Varnostne kopije: samodejna dnevna kopija baze, šifrirana (AES-256) že ob nastanku – nešifrirana kopija ne obstaja niti začasno. Ključ se hrani ločeno od strežnika, zato odtujena kopija ni berljiva. Kopija je shranjena na strežniku v EU z dostopom samo za skrbnika, hramba 30 dni, nato samodejni izbris. Obnovljivost se preverja z vajo obnove v ločeno bazo. Dodatna kopija na drugi lokaciji v EU (prav tako šifrirana) je v vzpostavljanju (predvidoma do konca januarja 2027).
- Minimizacija in hramba: termini, starejši od 2 let, se samodejno anonimizirajo (ime, telefon, email se odstranijo); potekle seje in žetoni se brišejo dnevno.
- Zapisovanje: aplikacijski dnevniki (napake, pošiljanje obvestil) brez vsebine zdravstvenih podatkov; IP naslovi se uporabljajo za omejevanje zlorab.
- Organizacijsko: dostop do produkcije ima omejeno število oseb; spremembe kode gredo skozi pregled in samodejne teste; posodabljanje odvisnosti in operacijskega sistema.
Priloga B – Seznam podobdelovalcev
| Podobdelovalec | Namen | Lokacija / prenos |
|---|---|---|
| Akamai Technologies, Inc. (Linode) | Gostovanje aplikacije, baze in varnostnih kopij (navidezni strežnik) | Podatkovni center v EU; sedež ZDA – DPF, SCC |
| Cloudflare, Inc. | DNS za domeno physiodesks.com (ne obdeluje vsebine podatkov) | ZDA/EU – SCC, DPF |
| Resend, Inc. | Dostava transakcijskih e-poštnih sporočil (potrditve, opomniki, ponastavitev gesla) | ZDA – SCC; vsebina sporočila: ime pacienta, termin |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Rezervna dostava e-pošte; SMS, kadar Klinika izbere Brevo | Francija (EU) |
| Google LLC | Google Calendar API – samo kadar terapevt poveže svoj koledar | ZDA – SCC, DPF |
Ponudniki SMS (46elks AB – Švedska; Twilio Inc. – ZDA; Infobip – EU; Vonage – UK/ZDA), s katerimi Klinika sklene lastno pogodbo in v PhysioDesks vnese lastne dostopne podatke, so obdelovalci Klinike, ne podobdelovalci PhysioDesks. PhysioDesks jim prek računa Klinike posreduje le telefonsko številko in besedilo sporočila.