Politika zasebnosti
Zadnja posodobitev: 8. 10. 2026
1. Kdo smo in v kakšni vlogi obdelujemo podatke
Storitev PhysioDesks (physiodesks.com in poddomene *.physiodesks.com) upravlja VIRMAG trgovina in storitve d.o.o., Vir pri Stični 53, 1295 Ivančna Gorica, matična št. 5534208000, ID za DDV SI26582708. Za vprašanja o zasebnosti pišite na info@physiodesks.com.
2. Katere podatke obdelujemo
Podatki klinik in terapevtov (vnesejo se ob registraciji ali jih doda admin klinike):
- ime klinike, poddomena, kontaktni e-poštni naslov, jezik, plan in status računa, čas sprejema pogojev in IP naslov ob registraciji
- ime terapevta, e-poštni naslov (uporabniško ime), geslo (shranjeno izključno kot bcrypt zgoščena vrednost), telefon, lokacije in delovni urnik
- če terapevt poveže Google Koledar: OAuth žeton za dostop do koledarja (glej 5. točko)
- nastavitve SMS ponudnika klinike (dostopni podatki, ki jih klinika vnese sama)
Podatki pacientov (odda jih pacient ob naročilu ali jih klinika vnese ročno):
- ime, priimek, telefonska številka, e-poštni naslov, datum rojstva (neobvezno)
- podatki o terminu (datum, ura, lokacija, terapevt, status, razlog preklica)
- opomba ob naročilu in označeno področje bolečine na telesni shemi
- zdravstveni podatki, ki jih vnese klinika: anamneza, zapisi obravnav, ocene bolečine, izvedene terapije in vaje. Gre za posebno vrsto osebnih podatkov (9. člen GDPR); pravno podlago zanje zagotavlja klinika.
Povpraševanja (obrazec »Pišite nam« na physiodesks.com): ime, e-poštni naslov, ime ordinacije, telefon, besedilo sporočila, IP naslov.
Tehnični podatki: IP naslov in čas zahtev (za preprečevanje zlorab in omejevanje števila zahtev), podatki seje, aplikacijski dnevniki brez vsebine zdravstvenih podatkov.
3. Nameni in pravne podlage
| Namen | Pravna podlaga |
|---|---|
| Zagotavljanje storitve klinikam (račun, prijava, naročnina) | pogodba (6/1-b GDPR) |
| Spletno naročanje, potrditve, opomniki in preklici po e-pošti/SMS za paciente | po navodilih klinike kot obdelovalec; klinika se opira na zdravstveno oskrbo (9/2-h) oziroma privolitev |
| Sinhronizacija potrjenih terminov v Google Koledar terapevta | izrecno dejanje terapevta (povezava koledarja) |
| Odgovor na povpraševanje | predpogodbeni ukrepi na zahtevo posameznika (6/1-b) |
| Varnost, preprečevanje zlorab, dnevniki | zakoniti interes (6/1-f) |
| Obvestila o računu (iztek preizkusa, potrditev e-pošte, ponastavitev gesla) | pogodba (6/1-b) |
Podatkov ne uporabljamo za oglaševanje, profiliranje ali avtomatizirano odločanje in jih ne prodajamo.
4. Piškotki in shranjevanje v brskalniku
Ne uporabljamo sledilnih piškotkov ali analitike tretjih oseb. Podatek o prijavi terapevta hranimo v sessionStorage brskalnika (izbriše se ob zaprtju zavihka). Stran za naročanje si lahko v brskalniku zapomni izbrani jezik. Če bomo uvedli analitiko, bomo to politiko posodobili in po potrebi dodali obvestilo o piškotkih.
5. Uporaba Google Koledarja
Ko terapevt v svojem profilu klikne »Poveži Google Koledar«, PhysioDesks zahteva dovoljenje
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events (ustvarjanje in urejanje dogodkov).
To dovoljenje uporabljamo izključno za:
- ustvarjanje dogodka v koledarju terapevta, ko je termin potrjen (vsebuje ime pacienta, datum, uro in lokacijo),
- brisanje tega dogodka, če je termin kasneje preklican ali izbrisan.
Ne beremo obstoječih dogodkov v koledarju terapevta in podatkov iz Google Koledarja ne delimo s tretjimi osebami. OAuth žeton je shranjen v naši bazi, povezan izključno z računom terapevta in dostopen samo aplikaciji. Uporaba podatkov, prejetih prek Google API-jev, je skladna s Google API Services User Data Policy, vključno z zahtevami omejene uporabe.
Dostop lahko terapevt kadarkoli prekliče v zavihku »Profil« (gumb »Odklopi Google Koledar«) – žeton se ob tem izbriše – ali v nastavitvah svojega Google računa na myaccount.google.com/permissions. Že ustvarjeni dogodki ob preklicu povezave ostanejo v koledarju, dokler jih terapevt ne izbriše ročno.
6. S kom delimo podatke
Za delovanje storitve uporabljamo naslednje obdelovalce; z vsemi imamo sklenjene pogodbe o obdelavi oziroma veljajo njihovi standardni pogoji za podjetja:
- Akamai Technologies, Inc. (Linode) – navidezni strežnik, baza in šifrirane varnostne kopije v podatkovnem centru v EU; ponudnik s sedežem v ZDA (DPF / standardne pogodbene klavzule), podatki ne zapuščajo EU
- Resend (ZDA, standardne pogodbene klavzule) – dostava e-poštnih sporočil; rezervno Brevo (Francija)
- Cloudflare – DNS za domeno; ne obdeluje vsebine podatkov
- Google – Google Calendar API, samo kadar terapevt to izrecno poveže
- Ponudnik SMS (46elks, Brevo, Twilio, Infobip ali Vonage) – izbere ga klinika in z njim sklene lastno pogodbo; PhysioDesks mu prek računa klinike posreduje telefonsko številko in besedilo sporočila
Podatke razkrijemo državnim organom samo, kadar to zahteva zakon.
7. Kako dolgo hranimo podatke
| Podatki | Obdobje hrambe |
|---|---|
| Termini (ime, telefon, e-pošta pacienta) | samodejna anonimizacija 2 leti po datumu termina; anonimizirani zapisi ostanejo za statistiko |
| Kartoteke pacientov (anamneza, obravnave) | dokler jih klinika ne izbriše ali dokler je račun klinike aktiven; klinika je odgovorna za roke hrambe zdravstvene dokumentacije po zakonu |
| Račun klinike in terapevtov | dokler je račun aktiven; po prenehanju še 30 dni (možnost izvoza in ponovne aktivacije), nato trajni izbris |
| Varnostne kopije baze | 30 dni, nato samodejni izbris |
| Seje in žetoni (prijava, ponastavitev gesla, potrditev e-pošte) | seja 30 dni, ponastavitev gesla 1 uro; potekli vnosi se brišejo dnevno |
| Povpraševanja prek obrazca | 12 mesecev po zadnjem stiku |
| Aplikacijski dnevniki (IP, čas zahteve) | največ 30 dni |
8. Pravica do izbrisa in druge pravice
Pacient lahko kadarkoli zahteva izbris svojih podatkov pri svoji kliniki. Klinika to izvede v admin panelu (funkcija »Izbriši podatke pacienta« trajno izbriše kartoteko in anonimizira pretekle termine). Če klinike ne morete doseči, nam pišite na info@physiodesks.com in zahtevo bomo posredovali oziroma pomagali.
V skladu z GDPR imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora, prenosljivosti podatkov in do preklica privolitve, kadar obdelava temelji nanjo. Na zahteve odgovorimo najkasneje v enem mesecu. Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu RS.
9. Varnost podatkov
- ves prenos poteka prek šifrirane povezave (HTTPS/TLS) z varnostnimi glavami (HSTS, CSP)
- gesla so shranjena izključno kot bcrypt zgoščene vrednosti; žetoni za ponastavitev gesla samo kot zgoščene vrednosti
- podatki vsake klinike so v bazi strogo ločeni (arhitektura z več najemniki); dostop do podatkov druge klinike je tehnično onemogočen
- omejitev poskusov prijave in zahtev; baza ni dostopna z interneta; aplikacija teče kot neprivilegiran uporabnik
- dnevne varnostne kopije na strežniku v EU, šifrirane (AES-256) in z dostopom samo za skrbnika; ključ se hrani ločeno od strežnika
O kršitvi varstva osebnih podatkov, ki bi lahko ogrozila posameznike, bomo klinike obvestili najkasneje v 48 urah, nadzorni organ pa v zakonskem roku 72 ur. Celoten seznam ukrepov je v Prilogi A Pogodbe o obdelavi osebnih podatkov.
10. Prenos v tretje države
Podatki se hranijo v EU. Pri ponudnikih s sedežem v ZDA (Akamai/Linode kot gostitelj z EU podatkovnim centrom, Resend, Google, Cloudflare, Twilio) prenos temelji na standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije oziroma okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov (Data Privacy Framework).
11. Otroci
Storitev je namenjena klinikam. Podatke mladoletnih pacientov vnaša klinika oziroma njihov starš ali skrbnik, ki je za to odgovoren.
12. Spremembe te politike
To politiko lahko občasno posodobimo. Datum zadnje spremembe je naveden na vrhu strani; o bistvenih spremembah klinike obvestimo po e-pošti.
13. Kontakt
Za vsa vprašanja o zasebnosti: info@physiodesks.com